L’objectif du contrôle de l’URSSAF est de s’assurer que votre entreprise se conforme aux exigences de la mutuelle collective, notamment en s’acquittant correctement des cotisations sociales. En cas de détection d’irrégularités, l’URSSAF a le pouvoir de demander le paiement des montants impayés, en plus d’imposer des sanctions.
Toutefois, il n’y a pas lieu de s’alarmer : France Mutuelle est là pour vous apporter les connaissances nécessaires afin d’appréhender, anticiper et gérer sereinement cette phase dans la vie de votre société.
L’URSSAF représente l’organisme chargé du Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et des Allocations Familiales. Ses fonctions clés comprennent :
Tous les acteurs économiques, quelle que soit leur taille ou leur statut, peuvent être inspectés par l’URSSAF. Cela englobe les entreprises de toutes envergures, des travailleurs indépendants, des micro entrepreneurs, des professions libérales, des employeurs à domicile et des associations, pour autant qu’ils versent des contributions sociales ou aient soumis des déclarations sociales.
Qu’ils soient de petite, moyenne ou grande taille, tous les contributeurs sont tenus de se conformer à ces vérifications, faute de quoi ils s’exposent à des sanctions pour entrave au contrôle.
Il est intéressant de noter que depuis la loi de 2018 pour un État au service d’une société de confiance (ESSOC), les entreprises peuvent solliciter un contrôle de l’URSSAF de leur propre initiative, en vertu du « droit au contrôle ». Cette démarche offre un avantage majeur : le bénéfice du doute. En effet, cela permet aux entreprises de faire approuver leurs méthodes ou de les ajuster en toute sécurité, sans craindre de pénalités ou de sanctions financières.
Si vous avez reçu une notification de contrôle, vous vous interrogez peut-être sur l’erreur que vous pourriez avoir commise. Toutefois, il est important de comprendre que les inspections de l’URSSAF ne découlent pas systématiquement d’un problème. En effet, la sélection de votre entreprise pour une visite peut être le résultat d’une sélection aléatoire.
Il se peut aussi que ce contrôle soit effectué à la suite de certaines discordances observées dans vos déclarations sociales. Dans tous les cas, il est crucial de retenir que le but poursuivi par ces vérifications est de vérifier la bonne marche des procédures. En cas d’anomalies détectées, le but est aussi de permettre une mise en conformité de votre situation, si nécessaire.
Pour les entités avec 11 employés ou plus, le contrôle s’effectue directement au sein de l’entreprise. Un inspecteur se déplace pour examiner tous les documents justificatifs nécessaires.
Dans le cas des entreprises comptant moins de 11 salariés, le contrôle s’opère à distance, depuis les bureaux de l’URSSAF. Cette vérification ne requiert pas la présence physique de l’employeur ou de son représentant, mais nécessite que ceux-ci fournissent les documents requis à l’inspecteur.
Il est important de noter que si les documents vérifiés sont principalement numériques, l’inspecteur peut proposer de réaliser le contrôle à l’aide des systèmes informatiques de l’entreprise. Si l’entreprise s’oppose à cette démarche, elle doit fournir par écrit son refus et s’assurer de la disponibilité des copies papier de tous les documents concernés.
Une mutuelle collective, est un système de complémentaire santé souscrit par une entreprise au bénéfice de ses salariés. Obligatoire dans la plupart des sociétés françaises depuis 2016, elle vise à compléter les remboursements de soins non couverts en totalité par la Sécurité sociale.
Les cotisations sont généralement partagées entre l’employeur et l’employé, offrant ainsi un avantage financier comparé à une mutuelle individuelle.
Ce type de mutuelle peut aussi couvrir les membres de la famille des employés. Elle se distingue par des garanties souvent plus avantageuses, en termes de tarifs et de couverture de soins, que les mutuelles individuelles.
Le contrôle URSSAF est étroitement lié à la gestion des mutuelles d’entreprise car l’URSSAF est responsable de la vérification du respect des obligations sociales par les entreprises, y compris celles concernant les cotisations de sécurité sociale et de complémentaire santé.
En France, la participation de l’employeur aux cotisations de la mutuelle collective est soumise à des conditions spécifiques pour bénéficier d’exonérations de charges sociales. Lors d’un contrôle, l’URSSAF examine si les cotisations sont correctement déclarées et si la mutuelle respecte les critères de la loi (contrat responsable, taux de cotisation équitable entre employeur et employés, etc.). Si une entreprise ne suit pas ces règles, elle risque des redressements pour non-conformité. Ce contrôle garantit ainsi l’équité et la légalité dans le financement de la protection sociale des salariés.
Lors d’un contrôle URSSAF, plusieurs types de cotisations sont examinés. Cela inclut les cotisations de sécurité sociale, les contributions à la prévoyance complémentaire, et celles de la mutuelle d’entreprise.
L’URSSAF vérifie si ces paiements respectent les règles de l’obligation d’affiliation des salariés et les conditions de dispense.
Elle contrôle également si les contributions des employeurs sont correctement déclarées pour bénéficier des exonérations de charges sociales prévues par la loi.
La vérification s’applique à l’ensemble des cotisations et contributions sociales datant de moins de trois ans. Au-delà de cette période, dans la plupart des situations, les réclamations ne sont plus recevables.
Néanmoins, dans le cas où l’inspection est initiée en raison d’une suspicion d’activité non déclarée, le délai concerné se prolonge jusqu’à cinq ans. C’est la raison pour laquelle les directives légales exigent la conservation de tous les justificatifs et documents pertinents pour une durée de six ans, afin de faciliter les investigations menées par l’URSSAF.
Au moment de contrôle de l’ URSSAF, on vérifie si les contributions à la mutuelle collective sont exemptes de cotisations sociales. Pour bénéficier de cette exonération, la mutuelle doit être obligatoire pour tous les salariés et parfois leurs ayants droit.
L’URSSAF s’assure que les cotisations de l’employeur sont correctement déclarées et conformes aux normes légales.
Les cas de dispense d’affiliation sont également examinés pour garantir leur conformité avec le caractère obligatoire du régime. Tout non-respect peut entraîner des redressements.
Il est requis que chaque employé s’affilie à la mutuelle d’entreprise, mais des exceptions existent permettant de refuser cette adhésion sur présentation d’une attestation personnelle. Lors d’un audit par l’URSSAF, il est possible que les examinateurs vérifient ces exemptions d’adhésion à la mutuelle de groupe.
Il est donc essentiel de bien archiver les attestations personnelles remplies par les employés lorsqu’ils sollicitent une exemption. Les motifs d’exemption fréquemment rencontrés incluent :
La procédure de vérification de l’URSSAF suit cinq étapes clés, chacune encadrée par des règles précises pour assurer un processus transparent et équitable :
L’URSSAF vous informera de son intention de réaliser un contrôle via un courrier recommandé envoyé au moins 15 jours avant la date prévue. Ce courrier détaillera les informations importantes telles que l’identité du contrôleur, la date prévue pour le contrôle, ainsi que la liste des documents et justifications que vous devez préparer. L’URSSAF met également à votre disposition une charte expliquant en détail le processus de contrôle.
À noter : l’exception à cette règle de pré notification dans le cas d’une enquête pour travail non déclaré.
Pour les petites entreprises comptant moins de 10 employés, l’inspection est limitée à une période de trois mois, une mesure également appliquée de manière expérimentale aux entreprises de moins de 20 employés jusqu’à la fin de 2021 . Pour les autres entreprises, aucune limite de temps n’est fixée par la loi.
Durant l’inspection, le contrôleur vérifie :
Les vérifications couvrent une variété de documents, y compris les déclarations sociales nominatives, bulletins de salaire, contrats de travail, etc.
Astuce : Vous avez le droit d’être accompagné par un conseiller, tel qu’un expert-comptable, pour la présentation de ces documents.
À l’issue du contrôle, l’URSSAF vous enverra par courrier recommandé ses observations finales, incluant, le cas échéant, les montants à régulariser, les calculs correspondants, les intérêts de retard, et les pénalités financières éventuelles.
Si vous contestez les conclusions de l’inspection, vous avez la possibilité de le faire savoir à l’URSSAF. Si vous réagissez dans un délai de 30 jours, l’organisme est tenu de vous fournir une réponse.
Le rapport de contrôle, accompagné de vos éventuelles remarques, est transmis au service de recouvrement. Plusieurs issues sont possibles :
En cas de désaccord avec la décision finale, vous avez la possibilité de faire appel à la commission de recours amiable dans un délai de deux mois.
Il est judicieux d’accepter le contrôle de l’URSSAF comme une étape inévitable dans la gestion d’une entreprise, et de s’y préparer activement pour le vivre le plus sereinement possible.
