La Déclaration Sociale Nominative, également appelée DSN, est une formalité administrative incontournable dans la gestion administrative des entreprises en France.
Obligatoire depuis 2017 pour les employeurs du secteur privé, et depuis 2022 pour les employeurs du secteur public, la DSN permet la transmission des données sociales individuelles aux organismes sociaux.
Un seul fichier, une déclaration mensuelle, une plateforme de dépôt commune à toutes les entreprises qui se charge d’acheminer les informations vers les organismes concernés.
Nous vous proposons de mieux comprendre le dispositif et son fonctionnement, puis de faire un point sur les avantages occasionnés.
La DSN est un fichier unique et dématérialisé transmis mensuellement par les entreprises à l’administration sociale.
Cette formalité sert à :
Ce fichier contient l’ensemble des informations relatives aux salariés et à leur situation sociale : les rémunérations, les cotisations sociales, les arrêts de travail, les périodes de chômage partiel, etc.
En consolidant toutes ces données en un seul flux, la DSN permet aux entreprises de les transmettre aux organismes sociaux (Urssaf, caisses de retraite, France travail, …) de façon simple et exhaustive.
C’est grâce à cette déclaration que s’ouvrent et se maintiennent les droits des salariés en matière de protection sociale.
Que ce soit pour l’assurance maladie, la retraite, l’assurance chômage ou encore la prévoyance ou la mutuelle, la DSN est le socle sur lequel reposent les droits sociaux des collaborateurs.
Chaque mois, les entreprises doivent réaliser une DSN par établissement (SIRET).
Concrètement, au moment des opérations de paie, les entreprises consolident l’ensemble des informations relatives à leurs salariés dans un fichier informatique unique :
La DSN permet de transmettre deux types d’informations :
Le fichier DSN est construit selon un format standardisé commun à toutes les entreprises et défini par les autorités.
Ce fichier est déposé par l’employeur sur une plateforme spécifique (net-entreprises.fr pour les entreprises du secteur privé ou sur le site de la Mutualité Sociale Agricole pour les entreprises relevant de cette activité) pour être transmis aux administrations concernées.
Cette déclaration est liée aux opérations de paie et doit donc être réalisée dans leur continuité :
Les événements relatifs aux périodes d’activité (arrêt de travail, maternité, départ, …) sont à transmettre dans les cinq jours de l’événement. Ils seront ensuite consolidés dans l’envoi de la DSN mensuelle.
Une fois déposé sur le portail, l’employeur a accès aux données transmises via un tableau de bord et reçoit des comptes-rendus métier de la part des organismes sociaux auxquels les données sont télétransmises.
S’il y a des erreurs ou des incohérences, le compte rendu métier permet de les identifier rapidement via un système de code (OK / KO) et de les rectifier sans pénalités dès le mois suivant.
S’il le souhaite, l’employeur peut également opter pour le télérèglement de ses cotisations via la DSN, en utilisant un paramétrage spécifique.
La DSN repose sur un système de déclaratif mensuel et ponctuel (les signalements). Le dispositif permet aux employeurs de transmettre rapidement les données individuelles aux organismes sociaux, ainsi qu’aux assureurs prévoyance et santé.
Les mutuelles d’entreprise et organismes de prévoyance reçoivent directement les signalements relatifs aux salariés. Ainsi, les dossiers sont traités plus facilement et les versements des prestations interviennent plus rapidement.
Une fois les données transmises, et sous réserve des délais de traitement propres à chacun des organismes, les droits sont ouverts pour le collaborateur.
L’utilisation d’un fichier normé permet une transmission plus rapide des informations entre les différents organismes sociaux. La DSN concourt ainsi à une meilleure protection sociale des collaborateurs.
En addition à la protection sociale “classique”, la DSN permet également l’alimentation du compte personnel de formation (CPF) et celle du compte professionnel de prévention.
C’est aussi par la DSN que circulent les taux de prélèvement à la source utilisés pour le paiement de l’impôt sur le revenu.
Autre avantage méconnu de la DSN : à tout moment un particulier peut consulter les informations qui ont été transmises aux organismes sociaux par son ou ses employeurs via un site internet spécialisé. Cet accès permet de s’assurer que l’ensemble des éléments ont bien été pris en compte, et de demander, le cas échéant, un correctif sans attendre.
Ainsi, au moment d’un calcul de droits, l’assuré dispose d’une meilleure visibilité sur l’exhaustivité de sa situation individuelle.
L’objectif de la DSN est de simplifier les déclarations sociales des employeurs. La DSN est une déclaration unique. En comparaison aux quelques 70 déclarations précédentes, la formalité est drastiquement réduite, sans parler de l’uniformisation du calendrier !
Ne sous-estimez cependant pas les étapes de paramétrage et les premières mises en œuvre, qui requièrent une certaine technicité…
Le fichier DSN est normé, c’est-à-dire qu’il transmet des informations d’identification systématiques quel que soit l’organisme social chargé du traitement. Cette systématisation permet d’accroître la fiabilité des données transmises. Le dépôt d’un seul fichier au lieu de plusieurs permet évidemment aussi de sécuriser son acheminement.
Pour ce qui concerne la fiabilité des données, la DSN permet d’avoir un retour des organismes sociaux via les comptes rendus métier. Un employeur peut donc rapidement identifier puis corriger une éventuelle erreur.
La plupart des logiciels de paie permettent des contrôles pré-DSN en amont de la clôture des opérations de paie. De cette façon, les informations de la DSN sont des éléments déjà contrôlés et validés.
En conclusion, la DSN est une formalité administrative qui permet la télétransmission des données sociales aux organismes de protection sociale.
Cette formalité est un peu technique à mettre en œuvre, mais vise à soulager et fiabiliser la contrainte administrative périodique des employeurs tout en permettant aux collaborateurs d’avoir une situation sociale à jour.
Les organismes de mutuelle et de prévoyance reçoivent également via la DSN des informations utiles pour la gestion de leurs assurés : arrêt maladie, reprise du travail, maternité/paternité, départ…
Autant d’informations utiles au calcul de droits et prestations en cours de contrat ou à l’occasion d’une portabilité !
N’hésitez pas à contacter les experts France Mutuelle pour vous aider à sélectionner la mutuelle d’entreprise ou le contrat de prévoyance adaptée à votre activité et mettre en place les procédures DSN y afférentes au sein de votre organisation.
Sources :
